موفقیت روابط عمومی بر بحران ها

به گزارش پایگاه خبری نگارخبر : یکی از وظایف روابط عمومی جستجوی راه حل پیش از وقوع بحران ها و چیرگی بر بحران پس از وقوع آن است که اصطلاحا به آن (( مدیریت ارتباطات در بحران )) گفته می شود.

اصلی ترین موضوع در زمینه ارتباطات هنگام بحران (( دوری از گوشه گیری و انفعال )) است.

در شرایط بحران ارتباطات موثری که با سرعت بالا انتقال دهنده اطلاعات و مواضع به رسانه ها باشد از همه چیز مهم تر است.
اهمیت استراتژیک شغل روابط عمومی تنها زمانی نمایان می شود که موسسات (( خصوصی و عمومی، دولتی و غیر دولتی )) در معرض بحران هایی قرار بگیرند که وضعیت و امکانات آنها رارتهدید کند و یا ذات وجود و توانایی ادامه فعالیت آنها را به چالش بکشد.

سازمان ها در مواقع بحران مانند کالبدی روی میز تشریح در معرض افکار عمومی و رسانه ها قرار می گیرند و یکایک اعضای سازمان با دقتی بالا کنترل، تجربه و نقد می شود. خصوصا زمانی که منافع عمومی وابسته به موفقیت یا شکست سازمان باشد که در این حالت پیگیریهای افکار عمومی و رسانه ها بسیار بیشتر و موشکافانه تر خواهد بود.

بحران: تغییر ناگهانی است که منجر به ایجاد حالت ناپایدار می شود و در نتیجه آن منافع و زیر ساخت ها تهدید می شوند و نتایج غیرمطلوب به بار می آید و تمامی این اتفاقات در زمان کوتاهی رخ می دهد که در آن طرف های مرتبط با موضوع آمادگی رویارویی با مشکلات را ندارند و به نظر می رسد همه چیز در حال خارج شدن از کنترل است.

مدیریت بحران: به معنی روش چیرگی بر بحران و تحت کنترل قرار دادن فشارها و مسیرها و دوری از نقاط ضعف و بهره برداری از نقاط قوت و نهایتا دستیابی که بالاترین میزان دستاوردها در کوتاهترین زمان و با کمترین زیان ها می باشد.

در این جا برای برخی این پرسش پیش می آید: آیا در بحران ها نقاط قوتی نیز وجود دارد؟

پاسخ می دهیم: (( آری )) چینی ها می گویند: (( با هر بحرانی، فرصتی متولد می شود. ))

موفقیت در بحران: سه عامل اصلی باعث موفقیت در مهار بحران ها
می شود که عبارتند از:
☆ وجود نقشه ارتباطات به عنوان جز جدایی ناپذیر برنامه کلی از بحران
☆ تشکیل گروه ویژه مقابله با بحران
☆ به کارگیری یک نفر به عنوان سخنگوی سازمان در حین بحران

باید توجه داشت که مخاطبین سازمان بدون هیچ تردیدی موضوعات بحران را با دوستان و آشنایان خود تحلیل و بررسی
می کنند و این موضوع را لحاظ نمی کنند که آیا آنها صلاحدید مشورت کردن را دارند یا خیر. بنابراین حجم مخاطبین سازمان بسبار افزایش می یابد.

این بسیار مهم‌ است که جدول زمانی مشخصی برای ارتباط با رسانه ها وجود داشته باشد و نماینده مخاطبان سازمان در تعیین این جدول زمانی مشارکت داشته باشد.

رئیس سازمان گروهی کارشناس را جهت تهیه خبر مشخص کند که با پشتیبانی وکلا و حقوقدانان و سایر کارشناسان خبره مرتبط با موضوع، با رسانه ها رودررو شوند.

کارشناسان تهیه اخبار در گروه مقابله با بحران باید تحمل فشارهای روانی و عواقب مرتبط با جمع آوری اطلاعات و بررس و طبقه بندی و تحلیل تناقضات موجود و رصد اخبار و نهایتا ارائه آن به همکاران خود در گروه باشند تا در اختیار سخنگوی رسمی سازمان قرار بگیرد.

همچنین باید فردی برای بررسی میزان تاثبرگذاری بحران در گروههای متوسط جامعه به کار گمارده شود و گروهی را در این زمینه رهبری کند.

در بحران ها اصولا تناقضاتی میان توصیه های رئیس سازمان، حقوقدانان و کارشناسان توانمند روابط عمومی بوجود می آید.
در هر صورت نقد پیرامون سازمان بحران زده وجود خواهد داشت و پسندیده تر آن است که از درون سازمان این نقد انجام شود.
(( رابرت دیل اشنایدر )) رئیس یکی از کمپانی های روابط عمومی آمریکا می گوید: بهتر است موسسه بحران زده هر چه سریعتر با مردم مواجه شود، زیرا رسانه ها مردم را از بحران آگاه می سازنند.

اینجا ضرورت معرفی سخنگو رسمی که معتمد سازمان و توانایی صرف کامل وقت خویش را در دوره عبور از بحران در سازمان داشته باشد، احساس می شود.

سخنگو سازمان: سخنگو توسط مدیر سازمان تعیین می شود، زیرا در نهایت مدیر مسئول خروج سازمان از بحران است.
سخنگو باید مورد اعتماد، مشهور و شناخته شده، ذیصلاح و دارای قابلیت دسترسی سریع و فهم آخرین اطلاعات مرتبط باشد.
وی باید جوانب بحران را کاملا درک کند و از اهمیت و تاثیرات احتمالی و قابل پیش بینی آن آگاه باشد، او باید عضو کارگروه مقابله با بحران باشد و در صورت وسعت بحران و سرعت بالای انتقال اخبار، نیاز است تا فرد دیگری نیز به کمک سخنگوی اصلی بیاید تا مدیریت انتقال اخبار و اطلاعات و پوشش خبری برای رسانه ها را بر عهده بگیرید.

در صورتی که افکار عمومی جهان مخاطب سازمان باشند، نیاز است شهرت سخنگو نیز در حد بین المللی باشد؛ در غیر این صورت حجم شایعات افزایش و میزان اعتماد مردم به صحت اخبار روابط عمومی کاهش خواهد یافت.

محمد عماد شریفی